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第184部分

哈佛管理技能培训教程 全集-第184部分

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请客户先大略整理一下要点,比如某月某日发生了什么事,牵涉到继承问题的家属、亲戚……等等,这样就能很快了解客户的情况,得以省下相当的时间。请对方尽可能带一份重点备忘录前来会谈,可说是有效与人会谈的要诀。

26。选择下午时间与人会谈

与人会谈时,有时要迁就对方的方便,不过,你最好还是尽可能约定下午的时间,因为这样可以避免占用有效利用的时间。

上午是开始一天工作的时段,指示秘书打字、回信,打电话联络要事等等,这些事情如果都在上午交待好,下午的工作就能很快完成加以检查,可达到很高的工作效率。

而且,一上午埋头于桌上作业,到了下午多少会感到有点疲倦,在这个时候与人会面,正好可以转换一下心情。

27。事先订好会议开始与结束的时间

在召集会议时,最好先决定会议开始与结束的时间,并通知开会的人员,因为先定下结束时间,会使参加人员产生专心开会的意识,有一扫松懈气氛的功效。这就是心理学上所说的“截止效果”。举例来说,因为入学考试每堂只考一小时,考生为在限时内写完考卷,就会集中全副心神专心作答。将这原理应用到会议上,就不会浪费时间与精力。

28。预先通知参加开会的人,会议是逾时不候的

无论做任何事,总有人不守时。比如说两点开会,就有人到了两点十分左右才珊珊而来。如果等到迟到者全来了之后才开始开会,等于使其他准时而来的人都损失十分钟,造成时间大量的浪费。

因此在通知开会时间时,清楚表示会议是逾时不候的,这样,即使参加人员还未到齐就准时开会,迟到的人也无话可说,而且下次也不敢再迟到了。29开会前要求提案者准备书面报告

马拉松会议的原因,都在于事先准备得不够周全。没有审议议题内容的时间,在会场中被要求马上说出结论,任何人都只有瞠目以对的份儿,当然在沉默中浪费不少时间。基于这些,会议的召集人最好事先准备“议题”、“问题要点”、“对策”等等用纸,预先要求提案者提出报告,并将其复印分发给每个人,这样每个问题、观念都一目了然,自能提高会议的效率。

30。对上司做工作报告时,要先打好腹稿〖HT5”,5SS〗在对人传达要事时,若不先整理出条理,就冒然开口,往往都不得要领。尤其是对上司做工作报告,说话结结巴巴,不只浪费时间,更会令上司感到不耐烦,而影响到对自己工作能力的评价。

不只是对自己的同事,连对自己家人也是一样,都要“先想好要说的话,才把人叫过来。”而且开口时,要先从结论说起,这样,对方就会知道谈话重点所在,不但不会浪费时间,也比较不会发生误会。

31。好的工作程序要记入工作手册,使新进者也能应用

在做一件工作时,往往必须多方摸索尝试,不过,在尝试的过程中,即使发现新的方法,一旦完成这件工作,有时也会忘了这个妙法,因此,所造成的时间浪费无法估计。

所以,在你所在单位中,如果有人发现效率良好的工作方法,都要记入“工作手册”中,这样这个工作经验就不再为发现者所独有,而且,任何人只要照章行事,一定可以顺利无误地完成工作。

32。“实用工作手册”来自以往的工作经验

不管期望做得多么完整,“工作手册”一定会有所遗漏。一种文件写法虽然已考虑到种种状况,但为了对应特别的情况,就必须采取相应的做法。因此明知不够完整,还是编制工作手册,将其当成“试金石”。一旦工作上发生困扰的问题,就立刻追加、修正工作手册的内容。这样日积月累就能完成一本“实用工作手册”,任何状况发生都能从中找到最有效率的解决方法。

33。多关心女职员,托以重任

以相当的敬意与关心,来对待共事的女职员是必要的。除了前面提过的生日卡之外,在她们加班工作十分疲累之际,你可以适时地予以嘉勉慰问,或是与她们谈谈私人的烦恼,给予一点建议与帮助。

平日就这样对待女职员,在意想不到的时刻就会得到对方大力相助,比如说临时有急事,对方主动承担下来,很快就完成工作。无论如何,只要获得女性职员的支持,万事都会有所依靠。

34。交待工作时,先说明做法与意图

譬如,在交待秘书订车票时,你不能说:“帮我订购某月某日某号的订位车票。”你最好这么说:“我要在某月某日几点之前到达,请为我订购订位车票。”

若以前者的说法,一旦客满,秘书会说:“已经没座位了。”一句话就了结了,可是若以后者的说法传达自己的意图,她就会问:“您需要的订位已没有,其它车厢的座位可以吗?”

得以灵活的应变处理。在交待工作时,若将意图与做法说明清楚,就能迅速无误地完成工作。

35。想知道交待工作的结果,必须先声明

交待属下办件事,等了好久都不见回复,一问起来,才回答说:“我打算待会儿去向你报告。”这种情况经常可见。为了避免这种“失误”,如果想尽快知道交办工作的结果,你可事先说明。这么一来,即使还有其他事情要办,受托者也会立刻报告工作结果,省得心烦气噪苦苦等候。这样多叮咛一句,不但可以防止浪费时间,且能提高工作效率。36。午休是交换信息的黄金时段〖HT5”,5SS〗如果你利用午休时间,积极与不同行业的朋友会面,和他们边吃饭,边聊天,其乐融融。

这样借机与不同行业的人碰面,可以获得各种信息与知识,非常新鲜有趣。与很久不见的朋友在一起聊天,有时会自其中获得意想不到的灵感。这是种宝贵的人际关系,也是十分重要的信息网。

想郑重其事地与朋友见个面,彼此时间往往很难配合,不过,如果选择午餐时间,彼此都比较容易排出时间来。

37。中午与人会餐时,必须先向餐厅订位

午餐时间是与不同行业的朋友,边吃饭边交换信息的绝好机会。不过,由于一般公司的午休时间顶多只有一小时,如果在等人与选择餐厅上浪费太多时间,不用说吃饭就连说话也没有多少时间。

因此,如果你与朋友准备午餐约会,最好先定位。而且,双方都稍早离开办公室,就得以充分利用午餐时间,从容不迫地享受会餐的乐趣。这样,彼此都可以彻底地活用人际关系网。

38。午餐时间错开一小时,就有充裕的时间

一般公司的午休时间,都是十二点到一点。大家都知道,这段时间内每一家餐厅都挤得满满的,晚一点到就得站着等,好不容易有位置坐了,又得等东西送上桌。所以,要想有充裕的时间,最好是把午休时间错开来,改成一点到两点。

错开时间之后,人潮已退,空位增多,不必久候就可以舒舒服服地享用午餐,而且,吃过饭还有时间办点其他事,这个做法好处多多。39会谈时要坐在会议桌椅上

一般的办公室或事务所中,都会在会客室中安置接待访客的沙发,可是,若是公事上的会议,最好不要利用沙发。

沙发坐起来是比较舒服,因而思考力会随之减弱,判断反应就不如平日那般敏捷、正确。

此外沙发通常都附有小茶几,但太小、太低了,除了放茶杯外,根本派不上用场。要提高会议的效率,最好是使用会议桌椅。

40。不会面而布下信息网的要诀

在工作上遇到疑难问题时,最好是通过电话,请教精于此道的行家,如此,比自己去调查还能更迅速地解决问题,而且又容易获得新信息。

当然,想一通电话就得到珍贵信息,平日就必须先布好信息网。而且,一定要与信息网保持密切的关系。所以,对自己来说可能成为信息来源的人,平日就得寄发贺年卡、问候卡等等,以告知自己的近况,这是一项不可疏忽的工作。要保持信息网的活动力,与其时时和对方会面,倒不如采用这种书信往返的方式,大多能收到很好的效果。

41。确认会面场所的电话号码

与人会面,但是无法准时到达,先打电话告知对方,这是理所当然的事。其实倒不如说,约会迟到等于是浪费对方的时间,是非常失礼的事。

不过,如果不知道会面场所的电话号码,就是想联络也没办法。需要时,再特地去查电话号码,又得增加不少麻烦,所以,在与别人会面时,一定先确认会面场所的电话号码。从这个意义上来说,像车站剪票口之类无法联络的场所,是不适合做为会面的地点的。

42。夜晚应酬先定下结束时间〖HT5”,5SS〗经常有人说:“夜晚的交际应酬也是业务人员重要的工作之一。”的确,举杯谈笑,缩短彼此的距离,加深交情,自有其业务上的意义。而且,与对方做私人接触,可以了解对方不为人知的另一方面,也可以扩展人际关系的层面。

夜晚的交际应酬,确实有其正面的意义,可是,喝了一家再换一家,这种狂歌无度的方式,可真令人不敢恭维。大概有很多人都是以“酒要奉陪到底”为原则,不过,无谓的交际应酬,只是浪费时间而已。这也就是说,事先定下结束时间,是非常重要的。

43。单独赴宴更容易扩展人际关系

一般都认为,人多的宴会是最容易扩展人际关系的场所。不过,也有不少人白白放过这种机会,原因之一是,他们都是三五成群去参加宴会,同去的熟人大众聚在一起,只和同伴说话,当然是无法扩展人际关系。

有人则尽可能的单独赴宴,在会场中不仅和熟人在一起,至少也和十五个以上的陌生人谈话。

和五、六十个人谈话也是可能的事,不过,如果认为扩展人际关系若只限于琐碎、表面的谈话,那就不具任何意义了。

44。“只说话而不喝酒的酒会”应对法

交际应酬中,酒是不可缺少的助兴饮料。如果不参加,又恐怕错失珍贵信息;可是,一喝了酒,往往会影响到当晚甚至第二天的工作。对想看书、不想浪费太多个人时间的人来说,经常得面对这种状况。

这里有一个秘诀是,与其喝酒不如说话,喝酒只要表示意思就可以了。宴会之后回到家,依然可以有效利用自己的时间。

45。以“音乐”避免噪音干扰

想专心工作或读书时,四周噪音不绝于耳,弄得人心神散乱,根本无法集中精神。在这种情况下,为使自己能集中精神,最好的方法是,戴耳机听“乐意”,将四周噪音逐出意识之外。

然而,究竟听哪一种“音乐”最有助于集中精神呢?听古典名曲往往会使心情高亢,而收到相反效果,但小溪的潺潺流水声、小鸟的歌唱声等大自然声音,则能安定身心,使人专心工作。

46。把想看的电视节目录下来〖HT5”,5SS〗对于经常工作很忙,没有时间看电视的人,最妙的方法是,先把想着的节目录下来,以后再看。

举例来说,一场电影放映时间如果是两小时的话,扣掉插播广告的时间,实际上只有九十五分钟左右,把时间花在这些广告上,实在是太可惜了。如果是看录像带的话,不想看的部分就跳过去,而且可选择自己方便的时间来观赏。

信息促效法

1。以自己喜爱的音乐做闹钟

一早愉快舒畅的醒来,将会大大地提高当天的工作效率,所以,如果不用闹钟,而把自己喜爱的音乐卡带放在录音机中,并设定在起床时间,这也是一种很妙的方法。

这么一来,美妙音乐传出时,就会怀着美梦自然地醒过来。最近,市面上也有出售定时的录音机。花点钱就能使“一日之计在于晨”。有个好的开始,让自己一整天心情愉快,事事顺利。

2。以英语双声播送的节目学习英语

在收看英语双声播放的电视节目时,你可以一只耳朵用耳机听英语,另一只耳朵直接听本国语。因为,这样可以一边收听本国语播放的信息,一边学习英语,就像观赏外国电影时,既能够享有看电影的乐趣,又能够了解本国文化与外国文化之间的差异。

对英语听力有自信的人,在本国语的夹杂下,应当也能专心听懂英语才是。若是没有这种自信的人则可先以同样音量来听,慢慢的再把英语的音量调高。学习语言只要稍稍花点心思,就可以快乐、有效地学习。

3。一卷卡带一个主题,便于检索

当你家里收藏很多很多的卡带,如此之多的卡带该如何去保管收藏呢?一般来说,最好的保管原则是,

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