财务工作手册-第7部分
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6、严格设备管理，责任到人。为确保系统软、硬件设备不受病毒干扰，所用软盘必须在进行病毒检测、消除病毒后方可进行操作。下班时，各站点应关闭设备电源，检查关闭各项电源开关。
三、严格按照财务权限设置，调整完善电算岗位职责
1、各分公司财务结算、制单、审核岗位必须严格按照制单、审核、查询、系统维护岗位权限设置进行操作，各岗位操作人员不得擅自更改系统设置。如因工作需要，需涉及他人权限设置范围的，须经财务总监批准。杜绝以窃取他人口令的方式进入他人权限系统操作。各岗位要做到当天的业务当天处理完毕，日清月结。制单凭证摘要规范、凭证审核无误方可入帐。结算制单岗位要严格按预算掌握各项经费结算报销，防止赤字。
2、每天除在服务器硬盘备份外，每月结帐后，都必须将当月数据用移动硬盘双备份，分类妥善保管。月末，根据需要，打印出各类总帐、明细帐、日记帐。
3、出纳收银岗位要充分利用金蝶软件的出纳管理功能，强化对货币资金的控制。完成现金、银行日记帐的登记和查询，出纳岗位每天下班前要打印出现金日报表，并与库存现金核对一致，现金与帐不符时，必须查清方可下班。进行银行自动和手工两种方法对帐，对未达帐款跟踪检查。
4．工资核算站点结合自己工作，要按上述各站点要求进行帐务处理，并密切同其他部门的联系。
5、完成经费计提、分摊、成本结转、往来结算的站点（岗位）要及时完成当月的业务处理。
6、各岗位上机要严格按操作程序进行，业务操作结束后，应通过“注销命令”退出网络系统，以防他人冒用。
7、各岗位要根据财政部对会计电算化管理的规定和要求，进一步建立完善会计工作电算操作管理、维护管理、帐务处理、档案管理等制度。
第十三部分 经济合同管理办法
一、总则
1。凡以公司名义对外发生经济活动的，应当签订经济合同。
2。订立经济合同，必须遵守国家的法律法规，贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则。
3。本办法所包括的合同有设计、销售、采购、借款、维修、保险等方面的合同，不包括劳动合同。
4。除即时清结者外，合同均应采用书面形式，有关修改合同的文书、图表、传真件等均为合同的组成部分。
5。原则使用公司制定的标准合同文本签订经济合同。
6。由公司法律顾问根据总经理的授权，负责合同管理工作，指导，财务中心负责监督合同的履行、合同文本保管与结算工作。
二、合同的订立
7。与外界达成经济往来意向，经协商一致，应订立经济合同。
8。订立合同前，必须了解、掌握对方的经营资格、资信等情况，无经营资格或资信的单位不得与之订立经济合同。
9。除公司法定代表人外，其他任何人必须取得法定代表人的书面授权委托方能对外订立书面经济合同。
10。对外订立经济合同的授权委托分固定期限委托和业务委托两种授权方式，法定代表人特别指定的重要人员采用固定期限委托的授权方式，其他一般人员均采用业务委托的授权方式。
11。授权委托事宜由公司法律顾问专门管理，需授权人员在办理登记手续，领取、填写授权委托书，经公司法定代表人签字并加盖公章后授权生效。
12。符合以下情况之一的，应当以书面形式订立经济合同：
（1） 单笔业务金额达一万元的；
（2） 有保证、抵押或定金等担保的；
（3） 我方先予以履行合同的；
（4） 有封样要求的；
（5） 合同对方为外地单位的；
13。经济合同必须具备标的（指货物、劳务、工程项目等）、数量和质量、价款或者酬金、履行的期限、地点、和方式、违约责任等主要条款方可加盖公章或合同章。经济合同可订立定金、抵押等担保条款。
14。对于合同标的没有国家通行标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，有合同双方共同封存，加盖公章或合同章，分别保管。
15。合同标的额不满一万元，按本办法第十三条规定应当订立而不能订立书面合同的，必须事先填写非书面合同代用单，注明本办法所规定的合同主要条款，注明不能订立书面合同的理由，并经总经理批准同意，否则该业务不能成立，并追究相关人员责任。
16。每一合同文本上或留我方的合同文本上必须注明合同对方的单位名称、地址、联系人、电话、银行账号，如不能一一注明，须经公司总经在我方所留的合同上签字同意。
17。合同文本拟定完毕，凭合同流转单据按规定的流程经各业务部门、法律顾问、财务中心等职能部门负责人和公司总经理审核通过后加盖公章或合同专用章方能生效。
18。总经理对合同的订立具有最终决定权。
19。流程中各审核意见签署于合同流转单据及一份合同正本上，合同流转单据作为合同审核过程中的记录和凭证由印章保管人在合同盖章后留存并及时归档。
20。对外订立的经济合同，严禁在空白文本上盖章，并且原则上先由对方签字盖章后我方才予以签字盖章，严禁我方签字后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，须总经理特批。
21。单份合同文本达二页以上的须加盖骑缝章。
22。合同盖章生效后，应交由合同管理员按公司确定的规范对合同进行编号并登记。
23。合同文本原则上我方应持单份，合同文本及复印件由法律顾问、具体业务部门等各部门分存，原件由财务中心留存。
24。非书面合同代用单也视作书面合同，统一予以编号。
三、合同的履行
25。合同依法订立后，即具有法律效力，应当实际、全面地履行，
26。业务部门和财务中心应根据合同编号各立合同台帐，每一合同设一台帐，分别按业务进展情况和收付款情况一事一记。
27。有关部门在合同履行中遇履约困难或违约等情况应及时向公司总经理汇报并通知法律顾问。
28。财务中心依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：
（1）应当订立书面合同而未订立书面合同，且未采用非书面合同代用单的；
（2） 收款单位与合同对方当事人名称不一致的。
29。付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务中心应当督促付款单位出具代付款证明。
30。在合同履行过程中，合同对方所开具的发票必须先由具体经办人员审核签字认可，经总经理签字同意后，再转财务审核付款。
31。合同履行过程中有关人员应妥善管理合同资料，对工程合同的有关技术资料、图表等重要原始资料应建立出借、领用制度，以保证合同的完整性。
四、合同的变更和解除
32。变更或解除合同必须依照合同的订立流程经业务部门、财务中心、法律顾问等相关职能部门负责人和公司总经理审核通过方可。
33。我方变更或解除和同地通知或双方的协议应当采用书面形式，并按规定经审核后加盖公章或合同专用章。
34。有关部门收到对方要求变更或解除合同的通知必须在当天向公司总经理汇报并通知法律顾问。
35。变更或解除合同的通知和回复应符合公文收发的要求，挂号寄发或由对方签收，挂号或签收凭证作为合同组成部分交由办公室保管。
36。变更或解除合同的文本作为原合同的组成部分或更新部分与原合同有同样法律效力，纳入本办法规定的管理范围。
37。合同变更后，合同编号不予改变。
五、其他
38。合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和凭证，有关人员应保守合同秘密。
39。业务部门、财务中心应当根据所立合同台帐，按公司的要求，定期或不定期汇总各自的工作范围内的合同订立或履行情况，由财务中心据此统计合同订立和履行的情况，并向总经理汇报。
40。各有关人员应定期将履行完毕或不再履行的合同有关资料（包括与有关的文书、图表、传真件以及合同流转单等）按合同编号整理存档，不得随意处置、销毁、遗失。
41。公司定期对合同管理工作进行考核，并逐步将合同签约率、合同文本质量、合同履行情况、合同台帐记录等纳入公司对员工和部门的工作成绩考核范围。
42。凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济和行政责任。
43。因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。
财务中心
2004年11月
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