企业会计制度讲解之一-第10部分

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　　（４）科目汇总表。采用科目汇总表代替总账，应是具有期初余额、本期发生额和期末余额的科目汇总表，只有本期发生额的科目汇总表不能用来代替总账。
　　总账一般应采用订本式，这有利于保护总账记录的安全和完整，但科目汇总表总账可以是活页式。
　　３．明细账的设置
　　明细账，又称明细分类账，通常根据总账科目所属的明细科目设置，用来分类登记某一类经济业务，提供有关的明细核算资料。明细账是形成有用的会计信息的基本程序和基础环节，借助于明细账，既可以对经济业务信息或数据作进一步加工整理，进而通过总账形成适合于会计报表提供的会计信息，又能为了解会计信息的形成提供具体情况和有关线索。
　　明细账可以有多种形式。根据财产物资管理上的要求和需要作明细分类记录的经济内容，明细账账页的格式主要有：
　　（１）三栏式。三栏式明细账的账页只设借方、贷方和余额三个金额栏，不设数量栏。这种格式适用于那些只需要进行金额核算而不需要进行数量核算的明细核算，如“应收账款”、“应付账款”等债权债务结算科目的明细分类核算。
　　（２）数量金额式。数量金额式明细账的账页按收入、发出和结余再分别设数量和金额栏。这种格式适用于既需要进行金额核算，又需要进行实物数量核算的各种财产物资的明细核算，如“原材料”、“产成品”等财产物资科目的明细分类核算。
　　（３）多栏式。多栏式明细账的账页按照明细科目或明细项目分设若干专栏，以在同一账页上集中反映各有关明细科目或某明细科目各明细项目的金额。这种格式适用于费用、成本、收入和成果的明细核算，如“制造费用”、“管理费用”、“营业外收入”和“营业外支出”等科目的明细分类核算。
　　在账簿形式上，明细账一般采用活页式，这样比较方便。
　　４．日记账的设置
　　日记账是一种特殊的明细账。为了加强现金和银行存款的管理和核算，各单位通常都应当设置现金日记账和银行存款日记账，以便逐日核算和监督现金与银行存款的收入、付出和结存情况。
　　现金日记账和银行存款日记账的账页一般采用三栏式，即借方、贷方和余额三栏，并在借贷两栏中设有“对方科目”栏。如果收、付款凭证数量较多，为了简化记账手续，同时也为了通过现金日记账和银行存款日记账汇总登记总账，也可以采用多栏式，即在收入和付出两栏中分别按照对方科目设置若干栏目，也就是在收入栏按贷方科目设栏目，在付出栏按借方科目设栏目。采用多栏式以后，如果会计科目较多，造成篇账过大，还可以分设现金（银行存款）收入日记账和现金（银行存款）支出日记账。
　　《规范》第五十七条规定：“现金日记账和银行存款日记账必须采用订本式账簿。不得用银行对账单或者其他方法代替日记账。”
　　５．会计账簿的启用规定为了保证会计账簿记录的合法性和资料的完整性，明确记账责任，会计账簿应当由专人负责登记。《规范》第五十九条规定：“启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。”活页式账簿可在装订成册后，填写账簿的起止页数。《规范》第五十九条还规定：“记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。”这样做，既是明确有关人员责任的需要，也是提高有关人员的责任感和维护会计记录严肃性的需要。
　　《规范》第五十九条规定：“启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码，另加目录，记明每个账户的名称和页次。”
　　二、会计账簿的登记
　　《规范》第六十条规定：“会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。”这要求记账人员在登记会计账簿之前，应当首先审核记账的依据亦即会计凭证的合法性、完整性和真实性。这是会计内部稽核制度中的又一个重要环节。虽然，在由原始凭证编制记账凭证时已要求进行审核，但并不降低记账人员再作审核的必要性，这是确保会计信息质量的重要措施。
　　１．登记会计账簿的基本要求
　　《规范》第六十条对在登记会计账簿时所应遵循的基本要求作了具体的规定。
　　（１）准确完整。《规范》第六十条规定：“登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。”每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证，如收料单、领料单等，作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。
　　登记账簿要及时，但对各种账簿的登记间隔应该多长，《规范》未作统一规定。一般说来，这要看本单位所采用的具体会计核算形式而定。
　　（２）注明记账符号。《规范》第六十条规定：“登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。”在记账凭证上没有专门的栏目供注明记账的符号，以免发生重记或漏记。
　　（３）书写留空。《规范》第六十条规定：“账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的二分之一。”这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正，同时也方便查账工作。
　　（４）正常记账使用蓝黑墨水。《规范》第六十条规定：“登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。”在会计上，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。如同数字和文字错误会表达错误的信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱也不亚于数字和文字错误。
　　（５）特殊记账使用红墨水。对在登记账簿中使用红色墨水的问题，《规范》第六十条规定：下列情况，可以用红色墨水记账：
　　①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；
　　②在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；
　　③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；
　　④根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
　　在这几种情况下使用红色墨水记账是会计工作中的惯例。财政部会计司编辑的《会计制度补充规定及问题解答（第一辑）》，在解答“应交税金———应交增值税”明细账户的设置方法时，对使用红色墨水登记的情况作了一系列较为详尽的规定：
　　①在“进项税额”专栏中用红字登记退回所购货物应冲销的进项税额；
　　②在“已交税金’专栏中用红字登记退回多交的增值税额；
　　③在“销项税额”专栏中用红字登记退回销售货物应冲销的销项税额，以及在“出口退税”专栏中用红字登记出口货物办理退税后发生退货或者退关而补交已退的税款。
　　（６）顺序连续登记。《规范》第六十条规定：“各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明‘此行空白’、‘此页空白’字样，并由记账人员签名或者盖章。”这对堵塞在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。
　　（７）结出余额。《规范》第六十条规定：“凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在‘借或贷’等栏内写明‘借’或者‘贷’等字样。没有余额的账户，应当在‘借或贷’等栏内写‘平’字，并在余额栏内用‘θ’表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。”一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的‘θ’应当放在“元”位。
　　（８）过次承前。《规范》第六十条规定：“每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘过次页’和‘承前页’字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明‘承前页’字样。”也就是说，“过次页”和“承前页”的方法有两种：一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页；二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额，不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。
　　《规范》第六十条还对“过次页”的本页合计数的结计方法，根据不同需要作了规定：
　　①“对需要结计本月发生额的账户，结计‘过次页’的次本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数”，这样做，便于根据“过次页”的合计数，随时了解本月初到本页未止的发生额，也便于月末结账时，加计“本月合计”数。
　　②“对需要结计本年累计发生额的账户，结计‘过次页’的本页合计数应当为自年初起至本页未止的累计数”，这样做，便于根据“过次页”的合计数，随时了解本年初到本页末止的累计发生额，也便于年终结账时，加计“本年累计”数。
　　③“对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页”，如某些材料明细账户就没有必要将每页的发生额结转次页。
　　（９）定期打印。《规范》第六十一条对实行会计电算化的单位提出了打印上的要求：“实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印”；“发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。”因为在以机器或其他磁性介质储存的状态下，各种资料或数据的直观性不强，而且信息处理的过程不明，不便于进行某些会计操作和进行内部或外部审计，对会计信息的安全和完整也不利。
　　２．总账的登记
　　登记总账，可以直接根据各种记账凭证逐笔进行，也可以把各种记账凭证先行汇总，编制成汇总记账凭证或“科目汇总表”后再据以进行。
　　采用记账凭证核算形式的单位，直接根据记账凭证定期（３天、５天或１０天）登记，在这种核算形式下，应当尽可能地根据原始凭证编制原始凭证汇总表，根据原始凭证汇总表和原始凭证填制记账凭证，根据记账凭证登记总账；采用科目汇总表核算形式的单位，可以根据定期汇总编制的科目汇总表随时登记总账；采用汇总记账凭证核算形式的单位，可以根据“汇总收款凭证”、“汇总付款凭证”和“汇总转账凭证”的合计数，月终时一次登记总账。各单位具体采用哪一种会计核算形式，每隔几天登记一次总账，可以由本单位根据实际情况自行确定。
　　（１）记账凭证核算形式。记账凭证核算形式是指对发生的经济业务，都要根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，然后根据记账凭证直接登记总分类账的一种核算形式。它是一种最基本的核算形式，是其他各种核算形式产生和演变的基础。其显著特征是：在会计核算工作中直接根据记账凭证逐笔登记总分类账。在记账凭证核算形式下，记账凭证可采用通用式，也可采用收款凭证、付款凭证和转账凭证。账簿一般设置现金日记账、银行存款日记账、总分类账和明细分类账。现金日记账和银行存款日记账采用三栏式，分别作为现金、银行存款收付业务的序时记录。总分类账根据规定的一级科目设置，采用三栏式。明细分类账可根据经营管理的需要，分别采用三栏式、数量金额式和多栏式。
　　记账凭证核算程序可用语言表述为：
　　①根据各种原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证；
　　②根据收款凭证和付款凭证登记现金日记账和银行存款日记账；
　　③根据记账凭证及其所附的原始凭证或原始凭证汇总表登记各种明细账；
　　④根据各种记账凭证逐笔登记总账；
　　⑤将现金日记账、银行存款日记账